チームでの改善活動を成功させるために押さえておくべき3つのポイント

公開日: : 副業・働き方       

  

会社員A@クリーニングスです。

本日は先週金曜に引き続き、職場のあるあるシリーズとして、いかにも会社員みたいなブログを書きます。

私は今まで社内外において様々な「カイゼン」のプロジェクトに関わってきたのですが、そういう類の活動を成功させるために大事な条件があるように思いましたので、改めて3つのポイントでまとめてみました。

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1.改善の最終的な出口について認識を合わせる

これは職場の業務改善が成功した後に「現場の作業内容が具体的にどう変わるのか?」を、プロジェクトに関わるメンバー間において最初の段階で明確にしておくということです。

理想としては実際の作業フローや、利用するツールの画面(UI)までイメージが明確になっていれば良いのですが、そこまでは無理でもとりあえずプロトタイプ的なものは作っておいた方が良いでしょう。

何もベースが無いよりは、そのプロトタイプを基本的な軸にして少しずつ修正しながらプロジェクトを進めていく方が、メンバー間の認識がブレにくいです。

2.改善効果の計測方法を明確にする

これは改善によってもたらされる効果の計測方法を、プロジェクトの最初の段階で決めておくということです。

そもそも何で業務改善が必要かというと会社の経営に貢献するためなので、最終的には「改善効果=お金」に行き着くケースがほとんどです。単に現場が「不便」だと感じていることだけでは、改善しても微妙な場合があり、プロジェクトの終盤でそれに気付いてしまうと目も当てられません。

そうならないために、改善活動によって得られるお金と、その改善を行うために必要なお金を最初に試算しておくと良いでしょう。そのためには当然、「客観的な数字で測定できるもの」じゃないとお金に換算できませんので、なるべくそういうものを改善のテーマにする必要があります。

また、人は「何のためにそれをやっているかわからない」という状態にストレスを感じますので、改善効果を明確にしておいた方がモチベーションの維持という点でも有益です。

3.現場が自ら改善策を出す

これは実際の現場の作業に関わる人に、自ら改善策を考えて出してもらうということです。

外部のコンサルや会社の上層部、改善活動のリーダーなど、上の立場から現場に改善策を押し付ける方法では、なかなかうまくいきません。もしリーダーがすでに改善策の答えを持っているとしても、それをそのまま現場に持ち込むのではなく、リーダーが上手くファシリテートして、現場が自らその答えにたどり着くように誘導したほうが良いです。

言い換えると、「実はトップダウンの改善策をボトムアップであるかのように錯覚させる」ことにより、現場が自分ごととして責任を持ちながら取り組める空気を作っていくということです。

そのためには客観的なデータや他社の改善事例などを眺めながら、現場と何度もミーティングを繰り返す必要がありますし、現場の理解のスピードに合わせてプロジェクトを進めていくという配慮も必要です。単に「正しい」とか「効率的」であるだけでは、なかなか人の協力は得られません。

さいごに

以上、わりと大きなところの話になりましたが、最初にこの3つをしっかり押さえておけば、改善活動の成果が出る確率は上がりますし、仮に失敗したとしても、次の活動につながる落としどころを見つけられる場合が多いです。

また、これは改善活動に限らず、チームで何かを作り上げていく作業全般に通じることも多いので、何らかの参考になれば幸いです。では本日はこのへんで。

  

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